Crear Base de datos en Microsoft Access 2010

En esta oportunidad enseñaremos a crear una base de datos en Access utilizando un modelo entidad_ relación (herramienta para el modelado de datos que permite representar las entidades relevantes de un sistema de información así como sus interrelaciones y propiedades).

El modelo entidad_relación que utilizaremos corresponde a una organización básica de una empresa.

 modelo_entidad_relacion_empresa

 Tomando el cuenta el modelo anterior comenzaremos a crear nuestra base de datos. Los pasos a realizar son los siguientes:

  • Abrimos Microsoft Access 2010, seleccionamos la plantilla Base de Datos en Blanco y en Nombre de archivo les recomendamos poner el nombre de su organización o un nombre genérico. Luego de poner el nombre deben hacer clic en Crear.

primeros_pasos_access

  • Lo siguiente es analizar nuestro modelo entidad_relación y para esto les explicare que significa cada elemento del modelo, si tienen conocimiento de esto pueden ir al paso 3.

entidad

  Entidad: Corresponde a un objeto o cosa del mundo real. Debe ser escrito en singular y acompañada de atributos.

atributos

Atributos: Características relevantes que definen o identifican una entidad.

contribucion_empleado

Relaciones: Describe las dependencias de las entidades permitiendo la asociación entre ambas. Se representan mediante un rombo etiquetado con un verbo y puede llevar el atributo que se desea relacionar.

Las relaciones utilizan correspondencias cardinales las cuales corresponden al número de entidades con las que puede estar relacionada una entidad dada. La forma de leer las relaciones es: El primer valor (antes de ..) corresponde a la entidad en donde se encuentra la etiqueta y el segundo valor (después de ..) corresponde a la entidad a la que se realiza la asociación.

Correspondencias cardinales:

“0” si cada instancia de la entidad no está obligada a participar en la relación.

“1” si toda instancia de la entidad está obligada a participar en la relación y, además, solamente participa una vez.

“N” si cada instancia de la entidad no está obligada a participar en la relación y puede hacerlo cualquier número de veces.

  • Para comenzar a crear nuestras tablas lo primero sera identificar las entidades y los atributos de nuestro modelo como podemos ver a continuación.

tablas

  • Ahora volvemos a Access y nos encontraremos con la pantalla de herramientas de tablas, empezaremos creando la tabla contribución para esto vamos a Ver y ponemos Vista de Diseño y nos pedirá el nombre de la tabla escribimos contribución con minúsculas y sin acentos.  

vista_diseño_accessguardar_como_access

  • Luego de presionar aceptar aparecerá la ventana de diseño en donde agregaremos los atributos de la tabla contribucion

vista_diseño_access2

*Es importante tener en cuenta que para cualquier tabla necesitaremos un campo único que no debe repetirse (llave primaria) usualmente usamos el nombre id, pero en este ejercicio nos guiaremos por los atributos que nos da nuestro modelo.

En esta vista encontramos:

Nombre del campo: Corresponde al nombre de nuestros atributos.

Tipo de Dato: Corresponde al tipo de dato al que corresponden nuestros campos, en general solo usaremos texto, numero y fecha y hora.

Descripción: Aquí podemos agregar un pequeño detalle de nuestro campo.

Para la tabla contribucion nuestra llave primaria sera Área ya que este campo no debe repetirse dentro de nuestra tabla y el tipo de datos sera texto. Luego agregamos los demás atributos quedando de la siguiente manera:

campos_contribucion

*Les recomiendo utilizar siempre minúsculas y para separar nombres utilizar un “_”.

No olviden guardar para actualizar los cambios.

  • Con esto ya tenemos creada nuestra primera tabla y para poder agregar una nueva tabla vamos a la pestaña Crear y luego Tabla.

crear_tablas_access

Luego volvemos a la vista de diseño y ponemos el nombre de nuestra nueva tabla. A continuación dejare las imágenes de todas las tablas creadas con sus respectivos atributos y llaves primarias.

Tabla empleado

campos_empleado

Tabla carga_familiar

campos_carga_familiar

Tabla departamento

campos_departamento

Tabla proyecto

campos_proyecto

  • Ya tenemos creadas nuestras tablas ahora lo que nos falta es comenzar a crear las relaciones para esto vamos a Herramientas de base de datos y luego Relaciones.

herramientas_relaciones_access

Nos aparecerá una nueva ventana que nos preguntara que tablas deseamos mostrar en nuestro caso las marcaremos todas (seleccionarlas con el mouse) y presionaremos agregar y luego cerrar.

mostrar_tabla_access

 Nos aparecerán de la siguiente manera nuestras tablas:

relaciones

Comenzaremos explicando la relación que hay entre contribución y empleado.

contribucion_empleado

 Como podemos observar nuestra relación dice Realiza

y contiene una Fecha. Ademas contiene las etiquetas
0..1 y 1..1.

Estos datos se leen de la siguiente manera:

0 contribuciones puedes ser realizadas por 1 empleado
1 empleado puede realizar 1 contribución

Esto significa que un empleado puede realizar 0 o 1 contribución y el campo fecha debe ser almacenado en contribución.

Aun nos hace falta determinar quien realizo la contribución y para esto agregamos a la tabla contribucion la llave primaria de la tabla empleado.

  Si realizamos bien estos pasos deberíamos tener lo siguiente:

relacion1

Ahora que ya tenemos los campos en común (rut > rut_empleado) arrastramos rut hasta rut_empleado y marcamos las opciones Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados.

relaciones2

Las siguientes relaciones son las siguientes:

EMPLEADO tiene CARGA FAMILIAR

1 empleado puede tener una carga familiar
0 o muchas cargas familiares pueden tener un empleado

Necesitamos agregar el parentesco y este debe ir en la tabla carga familiar. Esto debido a que la tabla empleado contiene a la tabla carga_familiar.

relaciones3

DEPARTAMENTO controla PROYECTO 

1 departamento puede controlar una carga proyecto

0 o muchos proyectos pueden ser controlados por un departamento

En este caso la tabla departamento contiene a la tabla proyecto.

relaciones4

DEPARTAMENTO controla PROYECTO

1 departamento puede controlar una carga proyecto

0 o muchos proyectos pueden ser controlados por un departamento

En este caso la tabla departamento contiene a la tabla proyecto.

relacion5

EMPLEADO trabaja PROYECTO

1 empleado puede trabajar en uno o muchos proyectos

o muchos proyectos pueden ser trabajados por un empleado

Este es un caso particular en donde ambos se contienen y la relación es llamada Muchos a Muchos, cuando ocurre esto debemos crear una tabla intermedia. A esta tabla la llamaremos empleado_proyecto y tendrá como llaves primarias las llaves de ambas tablas. Ademas debemos agregar el campo fecha en esta tabla.

Tabla intermedia

empleado_proyecto

*Para poder poner 2 llaves primarias debemos seleccionarlas ambas y presionar la llave que se encuentra arriba.

Una vez creada volvemos a la vista relaciones hacemos clic derecho sobre el ambiente de trabajo y presionamos mostrar tabla, luego buscamos empleado_proyecto la marcamos y ponemos agregar. Si lo hacemos bien podremos ver nuestra tabla y hacer las relaciones.

mostrar_tabla

   mostrar_empleado_proyecto

Relaciones

relacion5 relacion6

Empleado pertenece departamento

1 o muchos empleado puede pertenecen a un departamento
1 departamento puede pertenecer a un empleado

En este caso la tabla departamento contiene a la tabla empleado y empleado contiene fecha y cargo.

empleado_actualizado

relacion7

Con esto ya tienen su base de datos creada, ahora solo tienen que comenzar a poblar las tablas.

Saludos.

Publicado en Microsoft Access
Un comentario en “Crear Base de datos en Microsoft Access 2010
  1. diego zabala dice:

    que buena herramienta para los que estamos empezando

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